יעדי הועד

הקדמה

כשנכנסנו לתפקידינו בועד המנהל, זיהינו את הצורך במסמך יעדים שיגדיר את הכיוון שאליו אנו אמורים להוביל את המקור במהלך הקדנציה שלנו. המסמך צריך גם להמליץ לועדים הבאים איך להמשיך.

עד עכשיו עבדנו על מסמך היעדים בינינו לבין עצמנו, אבל עכשיו הגיע הזמן לחשוף את המסמך לעיני חברי וידידי המקור ולקבל מהם משוב ורעיונות מה לשנות במסמך היעדים. זו הסיבה לפרסום מסמך היעדים עכשיו.

הערות

  • יש משימות שיאפשרו השגת יעדים אחדים. חלק מהן מופיעות יותר מפעם אחת במסמך דלהלן.
  • יש ברשימה להלן 7 יעדים, לכל יעד הוצמדו משימות רבות שישיגו אותו.
  • קצת התעכבנו עם המסמך הזה, הרבה מהפעולות המופיעות כאן כבר בוצעו או נמצאות בתהליכי ביצוע

ריכוז יעדים

  1. הסדרה של ההיבטים הפורמליים של העמותה
  2. משרד עמותה יעיל ורזה
  3. הפקת כנסים וסיוע בהפקת כנסים אחרים
  4. שיתופי פעולה
  5. הגדלת האיתנות הפיננסית של העמותה
  6. מתנדבים
  7. PR

הסדרה של ההיבטים הפורמליים של העמותה

  • טיפול בביורוקרטיה מול רשם העמותות:
    • אישור ניהול תקין לשנת 2017
      • השלמה של דו"חות חסרים משנים עברו.
    • עדכון כתובת העמותה.
    • הגשת דו"חות שנתיים ותצהירים שונים.
    • הסדרת תשלום אגרת עמותות לשנים 2014-2017.
  • אסיפות שצריך לכנס ב-2017:
    • מאי:
      • אישור דו"חות כספיים.
      • ביטול חברותם של חברים לא פעילים.
        • הכנת רשימת חברים להוצאה ומתן התראה מראש.
      • הכרזה על חנינה על חובות עבר של חברים שלא שילמו דמי חבר בשנים קודמות.
    • ספטמבר:
      • שינויי תקנון.
      • בחירת ועד חדש.
  • תיקונים רצויים לעדכון התקנון:
    • אסיפה נדחית בשעה במקום בשבוע  במקרה שאין קוורום.
    • מנגנון להוצאה של חברי עמותה לא משלמים מבלי לדרוש אסיפה.
    • ייעוץ משפטי כדי לבדוק אלו תיקונים יעברו אישור רשם העמותות
  • תחילת בירור המשימות הדרושות לצורך קבלת אישור לפי סעיף 46 לחוק מס הכנסה.
  • עשיית סדר ברשימת חברי העמותה:
    • איתור חברים שאבד איתם הקשר.
    • אסיפה כללית להוצאת חברים שלא שילמו דמי חבר כבר כמה שנים.
  • הנגשת אתר העמותה (יהיה דרישה חוקית באוקטובר 2017).

משרד עמותה יעיל ורזה

  • תכנון יומן שנתי.
    • לדוגמא: יהיו 2 אסיפות כלליות ב-2017. במצב קבוע, תהיה אסיפה כללית במרץ כל שנה.
  • פיתוח מערכת לניהול ספר חברי העמותה.
  • עדכון התיעוד של נוהלי העמותה (נהלים להחלפת ועדים וכו').
  • הקמת מערכת CRM לניהול ספקים וספונסורים.
  • ניהול רשימת מצאי של שמות מתחם וחידושם במועד.
  • העברת שרתי העמותה לאירוח יותר זול והשבתת שרת tux המתארח בבזק בינ"ל.
  • ניטור עומס, ניטור תעבורה, גיבויים, וידוא גיבויים+שחזורים של שרתי העמותה.
  • שדרוג המערכות השונות (mailman, wiki, wekan, wordpress etc).
  • פעולות נוספות לרענון תשתית המחשוב, לפי הצורך.

הפקת כנסים וסיוע בהפקת כנסים אחרים

  • מערכת CRM, כולל רשימת נותני חסות שהעמותה רשומה אצלם כספק + העתקי טפסים רלבנטיים.
  • נהלים מסודרים ומתועדים לקיום כנס כולל תכנון תקציב אחראי (הכולל רזרבה).
  • פיתוח ארגז כלים למארגני כנס:
    • שבלונה להכנת תקציב
    • תבנית לאתר
    • מערכת לCFP
    • CRM
    • שבלונה לברושור חסויות
    • מערכת מכירת כרטיסים
    • ספקים מומלצים
    • רשימות תיוג (checklists)
  • העלאת צילומי הרצאות ותמונות מכנסים לאתר וליוטיוב.
    • מציאת דרך לפרסום הקלטות שלא לוקחת חצי שנה ויותר.
  • קיום הכנסים הקבועים:
    • אוגוסט פינגווין
    • התעשיות הביטחוניות
    • פייקון
  • מתן סיוע לארגון כנסים נוספים ככל שיתאפשר.
  • הקפדה על פוסטמורטמים מתועדים לכנסים כדי שתהיה הצטברות ידע ונסיון לאורך זמן.

שיתופי פעולה

  • לשיתופי הפעולה יש אופי אד-הוק הזדמנויות צצות ללא אתראה מוקדמת ורוצים לנצלן מיד.
  • שתדלנות בכנסת לפי הצורך.
  • כתיבת ניירות עמדה לפי הצורך.
  • שיתוף פעולה עם פרויקטים של הקהילה:
    • סיוע להתאמה לעברית ב-LibreOffice
  • שיתופי פעולה עם גורמים שונים בממשלה והתעשייה.
  • יצירת קשרים עם קהילות קוד פתוח ותכנה חופשית אחרות וגופי מגזר שלישי אחרים.
  • תקינה – מעקב ותרומה לתקנים רלבנטיים לתוכנה החופשית (כמו si1452-2, תקן המקלדת החדש).
  • ראה גם: לוח משימות שדורשות מתנדבים

הגדלת האיתנות הפיננסית של העמותה

  • הגדלת הרזרבה הכספית של העמותה (סיום 2017 במחזור חיובי) כדי לאפשר בטחון בארגון כנסים והשקעה בפרויקטים שונים.
  • דמי חבר כל שנה יכסו לפחות 150% מההוצאות המשרדיות לאותה שנה.
    • הוצאת תזכורות לחברים לחדש חברות בעמותה כאשר עברה שנה מהתשלום האחרון.
  • לבחון האם יש הצדקה לשכור מנכ"ל לעמותה. תחומי אחריות אפשריים:
    • קשר עם ספונסורים וספקים
    • תזכורות לחברים לשלם דמי חבר
    • סיוע בארגון כנסים
    • טיפול בניירת וביורוקרטיה
    • גיוס חסויות ותרומות
    • קשר עם לקוחות – מכירות ושרות (לדוגמא, כרטיסים לכנסים ו-Swag).

מתנדבים

  • מפגשי פיתוח לפחות פעם בחודש.
  • יצירת לוח משימות הדורשות מתנדבים שמאפשר למי שרוצה לעזור למצוא משימות לרוחו.
  • ניהול רשימת מתנדבים עם נושאי עניין וכאלה המעוניינים לקחת חלק בשיתופי פעולה שונים.
  • איתור מנטורים שיעזרו למתנדבים למצוא משימות וידריכו אותם בביצוע המשימות.
  • יצירת דרכים המאפשרות למי שמעוניין להגדיל את אחריותו במסגרת העמותה באופן הדרגתי.
  • תהליך הכשרה לבעלי תפקידים חדשים, בין אם באמצעות קורס חיצוני ובין אם באמצעות חפיפה או חונכות של בעלי תפקידים ותיקים.
  • הגדלת השילוב של אוכלוסיות שכיום סובלות מתת יצוג בקהילת התוכנה החופשית, כגון נשים, בני מיעוטים, אנשים עם מוגבלויות ועוד.

PR

  • עדכון הוויקי והאתר באופן שוטף וניקוי תכנים לא אקטואליים.
  • הוצאת ניוזלטר שמטרתו שאנשים יהיו בתמונה ויקבלו דחיפה להתנדב לפעילויות.
  • נוכחות פעילה בטוויטר ובפייסבוק.
  • שקיפות לפעילות הועד השוטפת (פרסום סיכומי ישיבות, יעדים).