הזמנת מרצים זרים בתשלום לכנס

אמ;לק

לרשות האוכלוסין יש נוהל מזורז למתן אישורי עבודה למומחים זרים שבאים לתקופה קצרה, שיכול לאפשר לכם להביא מרצה זר בתשלום לכנס שלכם. הוא עבד לנו בסה״כ טוב, אבל צריך להיות מודע לכמה נקודות. בפרט, לקרוא טוב, מראש, את הנהלים ואת כל הטפסים שצריך למלא בכל השלבים, ולהבין שכשהטפסים מדברים על „תקופת העסקה”, זו בעצם כל תקופת השהייה של המומחה הזר בארץ.

ולמי שכן מעוניין בפרטים

השנה סייעה עמותת המקור לקיומו של כנס Core C++‎, ובפעם הראשונה התמודדנו עם נושא הזמנת מרצים זרים בתשלום לכנס. גילינו שזה אפשרי ואפילו לא מסובך יותר מדי, אבל גם עשינו שגיאות שעלו לנו בהרבה לחץ מיותר. אנחנו רוצים לחלוק את מה שלמדנו, כדי שארגונים שמוצאים את עצמם במצב דומה יוכלו לעבור את התהליך יותר בקלות. דיסקליימרים:

  • הנוהל שפעלנו לפיו היה הנוהל הנסיוני; בתאריך 2.6.2019 הוא פורסם מחדש, כנוהל קבוע, ואנחנו לא בטוחים אם נעשו בו (או בהנחיות למימושו בפועל) שינויים (במעבר מהיר, נראה שלא).
  • אנחנו לא עורכי דין, והנאמר כאן אינו ייעוץ משפטי; אנחנו חולקים את מה שלמדנו מהנסיון, ותו לא.

קודם כל, כדאי להבהיר מה הם „ארגונים במצב דומה”. עמותת המקור קיימת כבר הרבה שנים, יש לה אישור ניהול תקין ואישורי מס הכנסה, אבל בכל השנים הללו מעולם לא היו לה עובדים בשכר. הכנס היה אירוע של ארבעה ימים: סדנאות ביום שלישי 14.5, הרצאות בימים רביעי וחמישי, וסדנאות נוספות, של חצי יום, ביום ששי 17.5. ביום שלישי הועברו ארבע סדנאות; אחת מהן על ידי מרצה ישראלי, והאחרות על ידי מרצים זרים. והכוונה היתה שאותם מרצים (גם הישראלי וגם הזרים) יקבלו שכר הולם על ההדרכה.

בהרבה מהכנסים שאורגנו תחת כנפי העמותה היו מרצים זרים, שקיבלו החזרים על הוצאות הנסיעה שלהם, אבל לא תשלום עבור ההרצאה עצמה. המצב הזה קל בהרבה — זה חוקי לחלוטין להיכנס לארץ על ויזת תייר, להשתתף בכנס ולהרצות בו; אבל ברגע שמדובר על תשלום על ההרצאה או הסדנא (מעבר להחזר הוצאות נסיעה), החוק והנהלים מחייבים שהמרצה הזר יקבל אשרת עבודה.

נוהל אחד, שני מסלולים

לרשות האוכלוסין יש נוהל מזורז, ידידותי יחסית, לטיפול בבקשות להיתרי עבודה למומחים שבאים לעבוד עד 45 יום, מהמדינות הנכונות (אלה שהבאים מהן פטורים מויזה בכניסה לישראל; כל מדינות המערב והרבה אחרות). את טופס הבקשה מגישים באינטרנט, והמסמכים שהם מבקשים הגיוניים לחלוטין (ממכם כמזמין: מכתב הסבר למה צריך את המומחה, והתחייבות לעמוד בתנאי העסקה שפויים; מהמומחה: צילום דרכון, קורות חיים ותעודות המעידות על השכלה או מומחיות).

הנוהל מכיר בשני סוגים של גופים שיכולים להגיש את הבקשה: „חברה מקומית” (ולצורך העניין, עמותה היא חברה, וכנראה שגם עוסק מורשה הוא חברה), או „חברה זרה”. בתור „חברה מקומית”, הגוף המגיש הוא המעסיק הישיר של המומחה, על כל המשתמע מכך — יחסי עובד־מעביד, ניכוי מס במקור, ביטוח לאומי, וכו׳. לארגון שכבר יש לו עובדים שכירים, כל זה מן הסתם פתיר בקלות. לעמותה כמו שלנו, שאין לה, זה נראה מסובך, יקר ומפחיד. שאלנו את המרצים שלנו, והם אמרו שהם יכולים להוציא לנו חשבוניות בתור עצמאים; שאלנו את מחלקת מומחים (יש להם שעות ספציפיות בהן הם עונים לטלפונים; קשה לתפוס אותם, אבל אפשר), והם הסבירו לנו שאנחנו יכולים להתייחס ל„עצמאי זר” כאל „חברה זרה”. אז לשם הלכנו.

הנוהל מסביר שבשביל שגוף ישראלי ייצג חברה זרה, צריך ייפוי כח מאושר בחותמת אפוסטיל. לחלק מהמרצים שלנו, אפילו להשיג את זה חייב נסיעה של שעתיים בכל כיוון — אפשר להעביר חיים שלמים בלי לשמוע אף פעם את השם הזה, „אפוסטיל”; אבל קיבלנו את ייפויי הכח. היגשנו את הטפסים עם המסמכים הנלווים, והחזקנו אצבעות.

הנוהל אומר שבמקרה של בקשה ע״י חברה זרה עשוי מדור מומחים לדרוש בקשה מקבילה של החברה המקומית – ולא ביקשו; הנוהל מדבר על תשובה תוך 6 ימי עסקים, וקיבלנו אישורים תוך יומיים־שלושה. הידד! הודענו למרצים שיש אישור, וחיכינו שהם יגיעו לארץ כדי לבצע את החלק האחרון בנוהל — להפוך את ההיתרים שקיבלנו במייל, לויזות עבודה של ממש.

השגיאות והבעיות

רק כשהגענו לשלב הזה, גילינו כמה בעיות. כאמור, השלב הזה מתבצע לאחר שהמרצים הזרים כבר נכנסו לארץ (בויזת תיירים אוטומטית, לפי הנוהל), ולכן, גילוי של בעיות בשלב הזה הוא מלחיץ ומדאיג במיוחד, שכן הבעיות עלולות לגרום לפעולות של הרשויות כנגד העמותה, או בעלי התפקידים, או, הגרוע מכל, כלפי המומחים הזרים.

צריך להדגיש שחלק מהבעיות נבעו מכך שלא ידענו בדיוק מה צריך לקרות בשלב הזה, מעבר לזה שצריך עכשיו לגשת ללשכת רשות האוכלוסין שלנו (לפי כתובת העמותה – הלשכה בפתח־תקווה). יכול להיות שזה היה מפורט בנהלים והעמודים שקראנו כבר אז, אבל התעלמנו כי התרכזנו יותר מדי בחלק של קבלת ההיתר; יכול להיות שחלק מהעמודים עודכנו רק בשלב מאוחר יותר. בכל אופן, ניסיונות לברר טלפונית נכשלו — מחלקת מומחים אמרה שברגע שהם נתנו היתר, תפקידם הסתיים, ושנדבר עם הלשכה; המודיעין הכללי אמר שנדבר עם מחלקת מומחים… אז הבירור נעשה רק בשלב מאוחר יותר. בכל אופן, הרוב כתוב ברמה זו או אחרת של פירוט במסמכים שקישרנו לעיל. שיעור ראשון: קראו את הנהלים על כל חלקיהם בתשומת לב!

הבעיה המהותית ביותר, עם זאת, נבעה מהניסוח של הטופס שהיגשנו. אחת השאלות הראשונות המופיעות בו היא „תקופה ההעסקה המבוקשת”. אין בעיה, חשבנו כשמילאנו, הם באים לעבוד רק יום אחד. תקופת העסקה: מ־14.5 עד 14.5. אבל מבחינת רשות האוכלוסין, „תקופת ההעסקה” היא התקופה שעבורה הויזה אמורה להיות בתוקף; מבחינתם, אין הבדל בין תקופת ההעסקה לתקופת השהייה. מרצים שלנו הגיעו מארה״ב, ובשביל נסיעה כזו, הם כבר צירפו בנות זוג ועשו טיול של שבועיים בארץ הקודש — ורק כשהם כבר היו בארץ, הבנו שההיתר שקיבלנו לא מתאים.

רמות הלחץ, והמאמץ שהיה צריך בשביל לתקן את זה — אם זה ייחסך ממישהו בעתיד בגלל המאמר הזה, דיינו. ראוי לציין לטובה את אנשי יחידת המומחים, שהבינו את הבעיה וסייעו לתקן אותה במהלך שהיה לגמרי לפנים־משורת־הדין.

בעיה נוספת שנתקלנו בה היתה קשורה לזה שלא עברנו בזמן על כל הנהלים (שיעור ראשון לעיל). אחד הנספחים לנוהל הטיפול המהיר הוא טופס החלפת סוג הויזה (מויזת תייר, ב/2, לויזת עבודה, ב/1). הינחנו מראש שאחרי שהעברנו את כל המסמוך, הטופס הזה אמור להיות טריויאלי. מה רבתה אכזבתנו, כשעברנו עליו בפעם הראשונה בשעה מאוחרת בערב של ה־13.5, לאחר שמתנדב התרוצץ כדי לאסוף מהזרים את הדרכונים וייפויי הכח המקוריים, וגילינו רק אז שהטופס דורש, מחד, תמונות פספורט, ומאידך, פרטים איזוטריים כמו שם הנעורים של האם ופחות איזוטריים כמו מספר ויזת התייר. הצלחנו להשיג הכל, שוב, תוך לחץ ומתח; תמונות הפספורט צולמו ע״י אנשי צוות הכנס בטלפון שלהם, הועברו במייל לצלם תמונות־פספורט שליד לשכת משרד הפנים, וכך הודפסו וצורפו.

הבעיה האחרונה היתה בכלל לא אצלנו; התברר שהמסלול של בקשה ע״י חברה זרה הוא יחסית נדיר – בלשכה שלנו טענו (לאחר מעשה) שזו הפעם הראשונה שהם נתקלים בבקשה כזו, למרות שהנוהל המזורז קיים כבר יותר משלוש שנים. כאשר הנוהל מופעל על „עצמאי זר”, זה הופך את זה עוד יותר משונה; בהיתר הופיע אותו שם גם בתור המומחה הזר וגם בתור המעסיק, ועד שהם קיבלו הסבר טלפוני מיחידת המומחים הזרים, הם בעצם לא לגמרי הבינו מה הם רואים. התוצאה של זה היתה שההסברים שלהם לגבי התהליך, וההמלצות לגבי מה שצריך לקרות הלאה, היו מוטעים – למשל, הם חשבו שההליך מחייב נוכחות פיזית של המומחה הזר בלשכת רשות האוכלוסין.

הפתעות אחרונות

קבלת ההיתר חייבה תשלום אגרה של 1,190 ₪ לכל מומחה זר; זה היה באינטרנט, ולכן נעשה בכרטיס אשראי. תוך כדי ההליכים הבנו גם שתהיה אגרה נוספת, עבור הנפקת ויזת העבודה עצמה; הנהלים השונים מזכירים „לוח אגרות”, אבל לא מקשרים אליו, ואת הלוח הזה לא מצאנו עד היום. מעבר ללוח המסתורי, ישנו נושא אמצעי התשלום; לפחות עבור המצב שלנו (מי שמגיע ללשכה הוא נציג העמותה, שהיא מיופת כח של חברה זרה) אמצעי התשלום הקביל היחיד עבור אגרת ההנפקה היה מזומן. זה סכום קצת גבוה, אז צריך להיות מוכן (בפועל, האנשים בלשכה היו חביבים ומלאי רצון לעזור, והתאפשר לצאת לכספומט סמוך בלי להצטרך להמתין שעות נוספות בתור).

האגרות האלה, מסתבר, תלויות במשך התוקף של האשרה, בארץ המוצא, ומה שגילינו רק ברגע האחרון, בשאלה אם הויזה תאפשר לבעליה לצאת מהארץ ולחזור אליה בתקופה שהיא בתוקף. מאחר ולא ביררנו עם המומחים שלנו מראש אם בשבועיים־טיול שלהם הם מתכננים לקפוץ גם לירדן או לסיני, וההבדל היה רק 175 ₪, אז כבר שידרגנו לויזה של כניסות מרובות; ואז התברר שעל כניסות מרובות צריך לשלם אם אתה אמריקאי, אבל לא אם אתה בריטי (זה לא typo; בריטים מועדפים על אמריקאים). בסוף שילמנו 512 ₪ על בריטי לשבוע, ו־927 ₪ על אמריקאי לשבועיים (פעמיים, כי היו שני אמריקאים).

סיכום

קשה לתאר את תחושת ההקלה למראה אשרות העבודה המודבקות סוף סוף בדרכונים. אושר גדול, לאחר ימים של לחץ והתרוצצות. אבל זה לא היה צריך להיות כך; זה לא היה צריך להיות כל כך קשה, ולכן הפוסט הזה.

התהליך, מבחינת הזרים

אנחנו מסכמים כאן את התהליך שעברו המרצים שלנו, כדי שיהיה מקור לתדרוך של המרצים הבאים שיעברו תהליך דומה, אבל שוב, ללא התחייבות; רשות האוכלוסין היא הגוף הקובע כאן.

  • לצורך בקשת ההיתר: עד כשבועיים לפני הגעתם לארץ, יהיה עליהם להעביר תצלום דרכון, קורות חיים, תעודות השכלה\מומחיות, ואם עובדים בשיטה של חברה זרה, סריקה של ייפוי כח לטובת העמותה לטפל בענייניהם, חתום בחותמת אפוסטיל (או מאושר ע״י נציגות ישראלית). כמו־כן יהיה עליהם לתת את תאריכי השהייה המתוכננת.
  • לצורך הנפקת הויזה, הם יצטרכו לספק תמונה שאפשר להוציא ממנה תמונת פספורט (התמונה מתצלום הדרכון לא תתאים), וכן פרטים אישיים נוספים, בהתאם לטפסים שצריך למלא. אלה דברים שאפשר, ולכן עדיף, לעשות לפני שהם מגיעים לארץ, יחסית בנחת.
  • לצורך הנפקת הויזה: בהנחה שהם לא רוצים לבלות כמה שעות במשרד הפנים, הם יצטרכו להעביר לנציג העמותה את דרכוניהם, ואת ייפוי הכח המקורי (אם נעשה שימוש בייפוי כח). כל זאת, באופן שיספיק לנציג העמותה להגיע ללשכת רשות האוכלוסין בתוך 48 שעות מהגעת המרצים לארץ.

התהליך, מבחינת הארגון המזמין

  • הארגון מקבל את המסמכים לצורך בקשת היתר מהמומחים הזרים
  • מגיש טופס בקשה דרך האינטרנט. דגשים:
    • בסעיף „תקופת ההעסקה” יש למלא את כל תקופת השהייה המתוכננת.
    • אם עבדתם במסלול של חברה זרה עם ייפוי כח, הכתובת בארץ היא הכתובת שלכם
    • צריך לשלם על כל היתר 1,190 ₪ (נכון ל־2019)
    • ההיתר, אם הכל הלך יפה, מתקבל במייל
  • אוספים מהם את שאר הפרטים לצורך הנפקת אשרות
  • כשהזרים מגיעים לארץ:
    • אוספים מהם את הדרכונים וכל דבר אחר שעדיין צריך
    • מכינים מזומן לתשלום אגרות — סדר גודל של 500 ₪ לכל שבוע שהיה של כל מומחה
    • מגיעים ללשכת רשות האוכלוסין עם הדרכונים והכל ומסיימים את ההליך

דגש אחד אחרון

כדי שמוזמן ייחשב מומחה, המשכורת שלו, על בסיס חודש עבודה, צריכה להיות לפחות 20 אלף ₪. כשאתם חושבים על העבודה שלו כעל יום או יומיים בלבד, זה כמעט טריויאלי — אתם הרי לא תדברו ברצינות על תשלום למרצה זר בכנס טכנולוגי, כשזה פחות מ־1000 ₪ ליום. אבל כשלוקחים בחשבון את כל זמן השהייה, זה יכול להגיע לגבול; עם שהיה של שבועיים, למשל, התשלום צריך להגיע בערך ל־10,000 ₪, אחרת הוא לא נחשב מומחה ואי אפשר להפעיל נוהל מזורז. צריך לקחת את זה בחשבון מראש, ואם זה מתקרב לגבול, להעלות את זה מול המרצים כחלק מתכנון הנסיעה שלהם.

לפרטים נוספים, אפשר לפנות לועד עמותת המקור בכתובת board@hamakor.org.il.